ERP-система фиксирует ежедневные операции компании: продажи, закупки, производство, запасы, взаиморасчёты и движение денежных средств. Но руководителям и функциональным подразделениям часто требуется не только получить стандартный отчёт из учётной системы, а быстро увидеть сводную картину бизнеса, сравнить показатели, найти отклонения и перейти к деталям.
Для этого данные ERP используют в BI-системах. BI не заменяет ERP: он помогает представить информацию из учётной системы и других источников в виде интерактивных отчётов и дашбордов для финансов, продаж, производства, логистики и руководства.
Чем BI отличается от ERP-системы
ERP и BI решают разные задачи и обычно используются вместе.
|
Задача |
ERP-система |
BI-система |
|
Основное назначение |
Ведение и автоматизация операционных процессов |
Анализ данных и визуализация показателей |
|
Работа с данными |
Фиксирует документы, операции и события |
Объединяет подготовленные данные, рассчитывает показатели и строит отчётность |
|
Основные пользователи |
Бухгалтерия, закупки, продажи, производство, склад, HR |
Руководители, финансовые и коммерческие службы, аналитики, руководители подразделений |
|
Типовые сценарии |
Оформление заказов, поступлений, платежей, производства, перемещений |
План-фактный анализ, контроль маржи, продаж, запасов, задолженности, выпуска и отклонений |
|
Представление данных |
Операционные документы и регламентированные отчёты |
Дашборды, графики, интерактивные таблицы, фильтры и детализация |
|
Источники |
В основном данные самой ERP |
ERP, CRM, 1С, WMS, Excel, базы данных, внешние сервисы |
ERP помогает вести процессы, а BI - отвечать на управленческие вопросы на основе данных этих процессов.
Например, ERP показывает оформленные заказы и остатки. BI помогает сопоставить продажи, маржинальность, дефицит товаров, возвраты, выполнение плана и показатели конкретных магазинов, клиентов или менеджеров.
Какие задачи решает BI на данных ERP
Финансовая и управленческая отчётность
BI помогает объединить данные о доходах, расходах, взаиморасчётах, платежах и бюджете в единую систему показателей. Руководители и финансовая служба могут контролировать:
- выручку, валовую прибыль и маржинальность;
- план-факт по статьям, проектам, ЦФО и направлениям;
- движение денежных средств;
- дебиторскую и кредиторскую задолженность;
- рентабельность товаров, клиентов, подразделений или проектов.
Аналитика продаж и клиентов
На данных ERP и CRM можно анализировать:
- выполнение плана продаж;
- продажи по товарам, категориям, регионам и менеджерам;
- средний чек и количество заказов;
- маржинальность по клиентам и каналам;
- воронку продаж и причины отказов;
- повторные покупки и динамику клиентской базы.
Производство, закупки и запасы
Для производственных и торговых компаний BI помогает контролировать:
- выполнение производственного плана;
- выпуск продукции, брак и простои;
- себестоимость и отклонения;
- остатки сырья, материалов и готовой продукции;
- дефицит, излишки и оборачиваемость;
- сроки и объёмы поставок;
- показатели поставщиков и закупок.
Управленческие дашборды для руководителей
На одном дашборде можно собрать ключевые показатели бизнеса: финансы, продажи, запасы, производство, маркетинг и операционные метрики. При этом пользователь может переходить от общего результата к деталям — например, от показателя выручки по компании к конкретному региону, магазину, товарной категории или клиенту.
Примеры финансовых, управленческих и других дашбордов мы показали в статье: Использование дашбордов в компании: примеры, возможности и преимущества
Какие данные необходимы
В зависимости от конфигурации и задач компании в BI могут передаваться данные:
- продажах, заказах и отгрузках;
- закупках, поставщиках и ценах;
- товарах, номенклатуре и остатках;
- производстве, выпуске и себестоимости;
- платежах, взаиморасчётах и задолженности;
- бюджетах, планах и фактических показателях;
- проектах, подразделениях, направлениях бизнеса и ЦФО;
- сотрудниках и показателях подразделений.
Перед созданием отчётности важно определить не только перечень полей, но и правила расчёта показателей. Например, финансовая служба, продажи и производство должны одинаково понимать, как рассчитываются выручка, маржа, себестоимость, план и факт.
Как связать ERP и BI-систему
Прямое подключение к данным ERP
Подходит для ограниченного числа отчётов, понятной структуры данных и небольшого количества пользователей. BI получает данные напрямую из ERP через доступные механизмы интеграции, API, файлы или подключение к базе данных. Такой вариант необходимо предварительно проверить на нагрузку: сложные аналитические запросы не должны замедлять работу учётной системы.
Регулярные выгрузки и интеграционный слой
Этот подход используется, когда данные нужно обновлять по расписанию, а прямой доступ к ERP ограничен или не подходит по архитектурным причинам. Данные могут передаваться через API, регламентные выгрузки, файлы или промежуточную базу. Важно настроить контроль загрузки: дату последнего обновления, полноту данных, обработку ошибок и повторную загрузку при сбое.
DWH и аналитические витрины
Если данные поступают из нескольких систем — например, ERP, CRM, WMS, Excel, маркетплейсов и внешних сервисов, — их обычно требуется сопоставить, очистить, привести к единой структуре и хранить историю изменений. В этом случае создают отдельный аналитический контур: DWH и витрины данных. BI получает уже подготовленную информацию, а рабочие системы не испытывают лишней аналитической нагрузки.
Подробнее о подходах к объединению данных из нескольких систем читайте в статье «Интеграция BI с внешними системами: преимущества, этапы и настройка»:
BI на данных 1С:ERP
В зависимости от задач BI может использовать информацию из 1С:ERP и других конфигураций.
Если основная часть данных находится в 1С и требуется создавать интерактивные отчёты внутри привычного контура, то существует BI система на базе 1С – 1С:Аналитика.
При работе с несколькими базами 1С, внешними системами, большими объёмами истории или сложными преобразованиями может потребоваться отдельное корпоративное хранилище. Для таких задач подходит 1С:Корпоративное хранилище данных.
