Согласование документов в компании, как правильно настроить

Согласование документов – важный элемент системы внутреннего контроля компании. От того, насколько быстро и прозрачно проходит этот процесс, зависят сроки принятия решений, финансовая дисциплина и эффективность взаимодействия между подразделениями.

В статье рассмотрим, что такое согласование документов, чем электронное согласование отличается от бумажного, как организовать процесс в 1С и БИТ.ФИНАНС и какие возможности автоматизации помогают ускорить работу с договорами, бюджетами и заявками на оплату.

Почему важно автоматизировать согласование?

Согласование документов – один из ключевых элементов системы внутреннего контроля компании. Через него проходят договоры, заявки на оплату, бюджеты и другие документы, влияющие на финансовые обязательства организации. От того, насколько прозрачно организован этот процесс, зависят скорость принятия решений, соблюдение внутренних регламентов и уровень финансовых рисков.

При ручном согласовании или обмене документами по электронной почте процесс часто сопровождается потерей времени на пересылку файлов, поиском актуальной версии документа и уточнением замечаний между участниками. При этом сложно быстро определить, на каком этапе находится документ, кто отвечает за следующий шаг и по какой причине согласование затянулось.

Автоматизация позволяет выстроить единый маршрут движения документов и сделать процесс прозрачным для всех участников. Система самостоятельно направляет документы ответственным сотрудникам, контролирует сроки и фиксирует результаты согласования.

Компания получает следующие преимущества:

• сокращаются сроки согласования документов за счет автоматической маршрутизации;
• исключаются потери документов и путаница с версиями;
• становится понятно, на каком этапе находится документ и кто отвечает за следующий шаг;
• все решения, комментарии и история согласования сохраняются в системе;
• каждый участник рассматривает документ только в рамках своей зоны ответственности;
• снижается риск проведения операций с нарушением внутренних регламентов и утвержденных лимитов;
• руководители получают инструмент для контроля исполнительской дисциплины и выявления узких мест в процессе согласования.

Автоматизация согласования помогает сократить количество ручных операций, повысить прозрачность внутренних процессов и усилить финансовый контроль без усложнения работы сотрудников.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот – специализированная система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации процессов создания, согласования, утверждения, исполнения и хранения документов. В части согласования документов программа позволяет регламентировать маршруты движения документов, распределить задачи между участниками процесса и контролировать исполнение на каждом этапе.

Для автоматизации согласования в системе предусмотрены следующие возможности:

• настройка шаблонов процессов согласования для разных видов документов;
• использование параллельных, последовательных, смешанных и условных маршрутов согласования;
• назначение согласующих по пользователям, ролям или должностям;
• настройка сроков согласования для каждого участника процесса;
• автоматический запуск процессов по заданным бизнес-событиям;
• возврат документа на доработку с повторным запуском согласования;
• хранение истории всех циклов согласования, виз и комментариев участников;
• контроль версий документов и возможность определить, какая редакция была согласована;
• формирование задач согласующим сотрудникам и контроль их исполнения;
• использование электронной подписи для подтверждения результатов согласования.

Кроме согласования, 1С:Документооборот поддерживает связанные процессы рассмотрения, утверждения, регистрации, исполнения и ознакомления с документами. Все процессы объединяются в единую систему, что позволяет отслеживать статус документа, контролировать соблюдение сроков и получать полную историю его движения от создания до завершения работы.

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

• Администраторы;
• Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль.

В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники. Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям.

Более подробно о настройке прав доступа в «1С: Документооборот» рассказали в статье.

Создание шаблона согласования

Чтобы согласовать новые документы в «1С: Документооборот», используют встроенный механизм «Согласование». Он нужен для того, чтобы проверить документацию и оценить все факторы, прежде чем поставить визу.

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования.

Для того чтобы сформировать шаблон, откройте раздел «Управление процессами» и выберите пункт «Шаблоны процессов». На экране появится перечень имеющихся типовых шаблонов для согласования. Отметьте строку «Согласование» и щелкните по кнопке «Создать».

В открывшейся карточке перейдите на вкладку «О шаблоне» и в графе «Наименование» укажите название вашего документа.

В поле «Входит в группу» при необходимости можно назначить рабочую группу пользователей, которым будет разрешено вносить правки в этот шаблон.

Затем переключитесь на вкладку «Предметы процесса» и укажите тот тип документа, для которого вы разрабатываете шаблон согласования.

Далее перейдите на вкладку «Настройки процесса». Если в ходе согласования потребуется вводить дополнительные данные, установите флажок напротив опции «Добавлять предметы в наименование».

Чтобы маршрут прохождения документа мог меняться в зависимости от условий, нажмите кнопку «Использовать условие». С помощью кнопки «Подобрать» сформируйте список участников, которые будут согласовывать документ, а при помощи стрелок при необходимости измените очередность их следования. Завершите настройку, нажав кнопку «Готово».

В поле «Направлять» задается порядок поступления документа к утверждающим лицам.

Вариант «Всем сразу» означает параллельное согласование (документ получают все одновременно).

Вариант «По очереди» – последовательное направление выбранным сотрудникам друг за другом.

Вариант «Смешанное» позволяет для каждого участника индивидуально определить свою очередность.

Если выбран режим «Смешанное», то в столбце «Порядок» для каждого сотрудника необходимо указать номер очереди, а также срок, отведенный на рассмотрение документа.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.  

Настройка условий согласования

Чтобы задать условия, по которым запускается согласование документа, щелкните по активной ссылке в столбце «Условия». В появившемся окне в графе «Условие» выберите один из вариантов из раскрывающегося списка. Если готовые варианты вам не подходят, воспользуйтесь кнопкой «Создать» – она позволяет добавить собственное условие.

Чтобы в дальнейшем корректно заполнить поле «Предмет», предварительно внесите нужные данные на вкладку «Предметы процесса».

Предметы могут быть разных типов:

• Основной – после его обработки статус документа меняется на согласован, не согласован или согласован с замечаниями;

• Дополнительный – статус документа не изменяется;

• Заполняемый – при выполнении задачи пользователь обязан заполнить этот предмет по заданному шаблону и алгоритму.

Если в работе используется несколько предметов, можно задать порядок их отображения.

Затем перейдите на вкладку «Проверка согласования» и заполните все необходимые поля на ней.

После этого вернитесь на вкладку «О шаблоне» и в нижней части экрана нажмите на ссылку «Назначен видам документов» – здесь вы укажете, для каких типов документов будет применяться созданный шаблон.

В открывшемся окне в поле «Кому назначен» введите тот документ, для которого разработан шаблон, а в поле «Шаблон процесса» пропишите его наименование.

Далее определите способ запуска: вручную или автоматически. Затем укажите конкретное действие, после которого процесс согласования стартует. В нашем примере выбран ручной запуск при регистрации внутреннего документа. Нажмите «Записать и закрыть».

Когда все настройки выполнены, сохраните шаблон согласования, нажав кнопку «Записать». Теперь создайте и заполните документ, который нужно отправить на согласование. В нашем случае это «Поступление (товары, услуги)».

Нажмите кнопку «Зарегистрировать» – программа автоматически предложит вам запустить процесс. Нажмите «Перейти к запуску процесса».

В открывшемся окне «Согласование (создание)» нажмите кнопку «Стартовать и закрыть». Процесс будет запущен, и документ поступит к назначенным согласующим лицам в соответствии с заданными условиями.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

• направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;
• лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
• внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен».

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист.

Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

• положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
• отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.  

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:
 

• Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
   
• Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
   
• Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.
   

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.  

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

• спискам документов;
• затраченному времени;
• статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования: приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника.   

Как настроить 1С:Документооборот, чтобы система работала быстро, стабильно и действительно упрощала согласование документов? Как выбрать подходящую систему управления базами данных? Как организовать административную установку и настроить бизнес-процессы без лишних доработок?

На эти и другие вопросы ответят эксперты компании «Первый Бит». Мы поможем определить, какие документы необходимо согласовывать, разработаем маршруты согласования, создадим шаблоны документов и настроим процессы в 1С:Документооборот с учетом особенностей вашей компании. При необходимости обучим сотрудников работе с системой, проверим корректность настроенных бизнес-процессов и подготовим инструкции для пользователей.

Получите консультацию специалистов «Первого Бита» и узнайте, как автоматизировать согласование документов, сократить сроки обработки и сделать процесс полностью прозрачным.

Согласование в 1С на базе БИТ.ФИНАНС

В БИТ.ФИНАНС согласование документов – не отдельный модуль, а часть единого финансового контура: казначейства, бюджетирования и управления договорами. Механизм визирования помогает выстроить прозрачный и управляемый процесс согласования, где каждый шаг зафиксирован, а ответственность понятна.

БИТ.ФИНАНС позволяет:

• согласовывать заявки на расходование денежных средств (ЗРДС), бюджеты, договоры и другие финансовые документы в одной системе;
• настраивать гибкие маршруты визирования: последовательные, параллельные или смешанные – под структуру именно вашей компании;
• автоматически формировать маршрут согласования в зависимости от суммы документа, ЦФО, статьи бюджета, организации, вида документа и других условий;
• назначать согласующих как персонально, так и по должностям и ролям, не привязываясь к конкретным людям;
• задавать нормативные сроки согласования и контролировать их исполнение с учетом рабочего графика и производственного календаря;
• отправлять документы на доработку, повторное согласование или отклонение с обязательным указанием причин;
• фиксировать полную историю визирования: кто, когда и какое решение принял, с комментариями и прикрепленными задачами;
• в любой момент видеть текущий статус документа и этап, на котором «зависло» согласование;
• создавать задачи исполнителям прямо из визы, чтобы не терять договоренности и поручения в мессенджерах и почте;
• автоматически переводить документ на следующий этап процесса сразу после завершения согласования, без ручных действий и «узких мест».

Сильная сторона БИТ.ФИНАНС – тесная связь согласования с реальными деньгами и бюджетами. Например, согласованные заявки автоматически попадают в реестр платежей и платежный календарь, формируют основание для платежных документов; утвержденные бюджеты используются для контроля лимитов: система сразу покажет, где расход выходит за рамки плана и нужно дополнительное согласование; согласованные договоры становятся основой для графиков платежей и контроля финансовых обязательств по контрагентам.

Порядок согласования документов

В БИТ.ФИНАНС согласование документов выполняется через отдельную форму визирования, которая открывается из документа по команде «Согласовано». В ней отображается маршрут согласования, перечень виз (этапов согласования) и ответственные сотрудники, участвующие в процессе.
 

Система поддерживает два варианта согласования.

• При параллельном визировании несколько согласующих могут одновременно принимать решение по документу независимо друг от друга. Это удобно в случаях, когда документ требует одновременного одобрения нескольких ответственных лиц без соблюдения строгой очередности согласования, например, руководителя ЦФО и казначея.

• При последовательном (маршрутном) визировании документ проходит согласование по заранее настроенному маршруту. Каждая следующая виза становится доступна только после принятия решения предыдущим участником процесса. Очередность согласования и условия прохождения маршрута (кто согласует, когда и при каких суммах/ЦФО/статьях бюджета) задаются в настройках системы.

Каждая виза содержит:

• поле «Решение» (согласовать, отклонить, на доработку и др.) – выбирается из справочника «Виды решений при согласовании»;
• дату «Установить не позднее» – предельный срок, до которого должна быть проставлена виза;
• комментарий согласующего (обоснование решения, замечания, условия).

Срок согласования (дата «Установить не позднее») рассчитывается автоматически на основании даты, когда виза стала доступна сотруднику, и нормативного времени, установленного для данного этапа. При необходимости система учитывает производственный календарь и рабочий график организации, исключая выходные, праздничные и нерабочие часы из расчета сроков.

Для работы с перечнем виз предусмотрены команды:

• «Установить» – проставить все доступные пользователю визы сразу;
• «Очистить» – снять все доступные визы (обнулить решения, если требуется повторное визирование);
• «Обновить» – заполнить список виз по настроенному маршруту, если он ещё не был сформирован в документе.

Каждый согласующий может по своей визе сформировать связанную задачу исполнителю (кнопка «Создать задачу»). В задаче автоматически указывается ссылка на исходный документ и конкретную визу, по которой она создана. Все задачи и все комментарии по согласованию документа можно просмотреть в отчете «История визирования».

После прохождения всех обязательных этапов документ получает статус согласованного / утвержденного. В зависимости от настроенного бизнес-процесса система может автоматически перевести его на следующий этап обработки: включить в реестр платежей, использовать для формирования платежных документов, ограничить редактирование или выполнить другие предусмотренные регламентом действия.

Участники согласования могут получать напоминания о документах, ожидающих решения, отслеживать свои задачи по визированию и контролировать сроки их исполнения. В списке задач отображаются документ, роль согласующего, установленный срок рассмотрения и текущий статус визы (ожидает решения, просрочено, выполнено).

Для руководителей и финансовой службы доступны инструменты мониторинга, которые помогают отслеживать ход согласования документов. С их помощью можно увидеть, какие документы «зависли» на согласовании и на каком этапе и контролировать количество просроченных виз и длительность просрочки.

Дополнительно система позволяет выявлять узкие места в процессах согласования, анализируя подразделения, должности или этапы маршрутов, на которых чаще всего возникают задержки.

Настройка модуля согласования (визирования) документов

Настройка процессов согласования в БИТ.ФИНАНС выполняется через механизм ролей и групп пользователей. С его помощью определяется, кто может настраивать маршруты согласования, кто участвует в визировании документов и к каким объектам системы получает доступ каждый пользователь.

На уровне администратора системы задаются роли пользователей (кто может настраивать маршруты, кто может только визировать) и права доступа к объектам (какие документы конкретный пользователь имеет право согласовывать). Для каждой роли можно определить набор доступных функций, а также перечень документов, которые пользователь имеет право согласовывать.

Дополнительно в настройках пользователей могут задаваться параметры работы с визами. Система поддерживает напоминания о неустановленных визах при запуске программы, а также настройку интервала повторных уведомлений. Здесь же могут указываться индивидуальные значения аналитик, которые будут подставляться по умолчанию при работе с документами: ЦФО, статьи бюджетов, сценарии планирования и другие реквизиты.

Маршруты согласования и состав согласующих настраиваются через пользовательские действия и алгоритмы процессов. Например, для заявок на расходование денежных средств маршрут может определяться в зависимости от суммы документа, ЦФО или других параметров. При формировании цепочки согласования также могут учитываться организационная структура компании (должности сотрудников, подразделения), лимиты бюджетов и тип документа.

Назначение согласующих возможно как на конкретных пользователей, так и на роли в системе. Роли согласующих могут назначаться персонально (конкретный пользователь), либо по должности или роли в системе (например, «Руководитель ЦФО», «Главный бухгалтер», «Финансовый директор»).

При этом один и тот же сотрудник может участвовать в процессе согласования как напрямую, так и через назначенную ему управленческую роль, предусмотренную настройками маршрута.

Читайте также: Как настроить права доступа в 1С, чтобы не потерять контроль над финансами и избежать ошибок в данных

Виды решений и связи с документами

Для управления процессом согласования в БИТ.ФИНАНС используется специализированный справочник «Виды решений при согласовании». В нем настраиваются варианты решений, которые согласующий может принять по своей визе. Среди наиболее распространенных вариантов: «Согласовано», «Не согласовано», «На доработку», «Согласовано с замечаниями» и «Ознакомлен».

Каждому виду решения назначается определенное действие, которое определяет дальнейшую обработку документа. Эти настройки хранятся в регистре «Назначение видов решений» и позволяют задать правила прохождения маршрута согласования. В зависимости от выбранного решения документ может перейти на следующий этап согласования, вернуться инициатору на доработку или завершить процесс рассмотрения.

В рамках одного документа может использоваться несколько виз разных уровней, формируя цепочку согласования между участниками процесса. Это позволяет контролировать сроки прохождения каждой визы, отслеживать, на каком этапе находится документ, и фиксировать всю историю согласования, включая принятые решения и комментарии согласующих сотрудников.

Обзор процессов согласования в БИТ.ФИНАНС

Казначейство

В казначействе объектом согласования выступает заявка на расходование денежных средств (ЗРДС). Именно через этот механизм компания контролирует планируемые платежи до момента их исполнения.

При создании заявки пользователь указывает получателя платежа, сумму, статью движения денежных средств, ЦФО, проект, договор или счет-основание. К заявке могут прикрепляться подтверждающие документы: договоры, счета, акты, служебные записки и другие материалы, необходимые для принятия решения.

До передачи заявки на оплату система проверяет ее соответствие утвержденным лимитам бюджета. Контроль может выполняться по статье БДДС, периоду планирования, проекту или центру финансовой ответственности. Если заявка укладывается в бюджетные ограничения, она проходит стандартный маршрут согласования. При превышении лимитов могут применяться дополнительные правила: блокировка заявки, согласование с финансовым директором, генеральным директором или запуск процедуры корректировки бюджета.

Маршруты согласования настраиваются заранее и могут включать несколько уровней контроля. Согласующие сотрудники получают уведомления о поступивших заявках, могут согласовать документ, вернуть его на доработку или отклонить с указанием причины. Все решения фиксируются в системе вместе с комментариями, датой и временем согласования.

После утверждения заявки формируется реестр платежей. При необходимости он также проходит отдельное согласование. На основании утвержденных заявок и реестров могут автоматически создаваться платежные документы. Такой подход позволяет исключить проведение платежей без согласования и обеспечить контроль движения денежных средств на всех этапах процесса.

Согласование бюджетов (бюджетирование)

В БИТ.ФИНАНС согласование используется для рассмотрения и утверждения бюджетов на разных уровнях управления: от бюджетов отдельных подразделений до консолидированных бюджетов компании. Объектом согласования могут выступать БДДС, БДР, ББЛ, операционные бюджеты, а также различные версии и сценарии планирования.

Работа начинается с запуска бюджетной кампании. Финансовый директор или специалисты финансового контроллинга определяют период планирования, перечень бюджетных форм, состав участников процесса и сроки подготовки бюджетов. Для каждого ЦФО и бюджетной формы могут настраиваться собственные маршруты согласования.

Руководители подразделений и другие ответственные сотрудники формируют плановые показатели в рамках своих зон ответственности. При подготовке бюджетов могут использоваться исторические данные, нормативы, драйверы расчета, различные сценарии планирования и данные из внешних источников, включая Excel-модели.

До передачи бюджетов на согласование система выполняет контроль заполнения форм и проверку взаимосвязей между бюджетными показателями. Дополнительно финансовый контроллинг может анализировать корректность плановых значений, соответствие внутренним нормативам, ограничениям и ключевым показателям эффективности.

После проверки бюджеты направляются по настроенным маршрутам согласования. В зависимости от структуры управления в процессе могут участвовать руководители ЦФО, руководители функциональных блоков, финансовый директор, генеральный директор и другие ответственные сотрудники. Для отдельных видов бюджетов, например инвестиционных программ и CAPEX-проектов, могут использоваться дополнительные этапы согласования.

В ходе рассмотрения согласующие получают доступ к бюджетным показателям и сводной информации по бюджету, могут вносить замечания, согласовывать документ или возвращать его на доработку. При этом для каждой версии бюджета сохраняется история согласования и изменения статусов документа.

Если в течение периода планирования требуется пересмотр показателей, в системе могут создаваться новые версии или корректирующие сценарии бюджетов. Для них запускается отдельный цикл согласования с сохранением истории изменений, что позволяет отслеживать, какие показатели были изменены, когда это произошло и кем были утверждены соответствующие решения.

Утвержденные бюджеты напрямую связаны с процессами казначейства. При согласовании заявок на оплату система проверяет наличие и доступность лимитов по выбранным статьям бюджета, ЦФО и периодам планирования. При необходимости может применяться дополнительное согласование расходов сверх утвержденных лимитов.

Согласование договоров

В БИТ.ФИНАНС согласование договоров охватывает весь цикл работы с договорными обязательствами – от подготовки проекта договора до контроля его исполнения. Процесс объединяет договорную работу с бюджетированием и казначейством, позволяя контролировать будущие обязательства компании еще до момента возникновения платежей.

Объектом согласования выступает управленческий договор, в котором фиксируются основные параметры сделки: вид договора, контрагент, организация, валюта расчетов, сумма, срок действия, условия оплаты, а также связь с бюджетными статьями, проектами и центрами финансовой ответственности.

Работа начинается с создания карточки договора. Инициатор указывает основные условия сделки, ответственный ЦФО или проект, сроки действия и финансовые параметры договора. При необходимости могут заполняться дополнительные реквизиты, например лимиты, штрафные санкции или другие условия контроля. К карточке договора могут прикрепляться проект договора, служебные записки, обоснования и расчеты экономической эффективности.

После регистрации договора запускается процесс согласования. В зависимости от внутренних регламентов компании в нем могут участвовать юридическая служба, финансовый директор, служба безопасности, руководители подразделений и другие ответственные сотрудники.

На этапе юридического согласования проверяется содержание договора и согласовываются спорные или изменяемые условия. Финансовое согласование позволяет оценить стоимость сделки, порядок расчетов, соответствие договора утвержденному бюджету и доступным лимитам. Если обязательства по договору требуют дополнительных бюджетных ресурсов, процесс согласования может быть связан с корректировкой бюджета. Для отдельных категорий договоров могут выполняться дополнительные проверки контрагентов и оценка рисков.

Читайте также: Как использовать ИИ для проверки и анализа договоров

Все действия участников фиксируются в системе. Для договора сохраняются история визирования, статусы согласования и комментарии согласующих сотрудников.

После прохождения обязательных этапов согласования договор утверждается уполномоченным лицом. Система присваивает ему соответствующий статус и позволяет хранить электронный образ подписанного документа вместе с историей его согласования.

На основании условий договора могут формироваться графики платежей и начислений. Для финансовых договоров это могут быть графики начисления процентов и других обязательств, для операционных договоров — графики планируемых платежей поставщикам и подрядчикам. Эти данные используются при планировании денежных потоков и формировании БДДС.

Графики платежей могут использоваться как основание для автоматического создания заявок на расходование денежных средств. При формировании ЗРДС пользователь выбирает договор и соответствующий плановый платеж, после чего сумма, реквизиты и другие параметры подставляются автоматически. Одновременно система контролирует соответствие платежа как лимитам самого договора, так и ограничениям утвержденного бюджета по статье, ЦФО и периоду.

Такая связка договоров, бюджетов и заявок на оплату позволяет исключить выплаты вне договорных обязательств, контролировать использование договорных лимитов и обеспечивать единый контур финансового контроля.

На этапе исполнения договора система позволяет отслеживать фактические оплаты, исполненные и предстоящие обязательства, а также отклонения от плановых графиков. Для анализа доступны данные о состоянии договоров, исполнении обязательств и их взаимосвязи с бюджетами и движением денежных средств.

Сравнение возможностей согласования документов в 1С:ДО и БИТ.ФИНАНС

Заключение

Согласование документов — это не только маршрут движения документа, но и инструмент управления ответственностью, сроками и обязательствами компании.

Автоматизация согласования позволяет контролировать, кто инициировал документ, кто принимает решения и на каком этапе находится процесс.

Настроенные маршруты обеспечивают прозрачность согласования, помогают избежать потери версий документов и фиксируют историю всех принятых решений.

Гибкие правила согласования учитывают организационную структуру компании, бюджетные лимиты, суммы документов и другие параметры.

Разграничение ролей и прав доступа позволяет каждому сотруднику работать только в пределах своих полномочий.

Автоматизация согласования в БИТ.ФИНАНС помогает сократить сроки обработки документов, повысить исполнительскую дисциплину и обеспечить прозрачность внутренних бизнес-процессов.